Of je nu in de start-up fase van je onderneming zit of al geruime tijd een eigen bedrijf runt; de receptie is een van de belangrijkste en eerste kennismakingen met je bedrijf. Van telefoontjes beantwoorden tot bezoekers ontvangen en van klachten registreren tot andere taken aan de ontvangstbalie, de receptie is een druk bezette post binnen de functies van jouw bedrijf. Waarom je deze receptie (deels) digitaliseert lees je hier.
Een grote bedrijfslocatie krijgt op een dag tientallen bezoekers over de vloer. Leveranciers die grondstoffen komen afleveren, medewerkers die parkeren en afspraken met externen hebben, bedrijfshulpverleners die bij noodsituaties hun hulp ten uitvoer brengen. Het zijn allemaal verschillende aanwezigen die meer of minder bekend zijn met het bedrijf en de omliggende terreinen.
Om de veiligheid beter te bewaken tijdens calamiteiten, is een digitale receptie ideaal. Dit handige systeem registreert namelijk het aantal en het type aanwezigen op de locatie, waardoor bij een dringende zaak de bedrijfshulpverleners snel zijn gelokaliseerd. Ook kunnen zij met de software inzien wie zich op welke plek in het pand bevindt. Voor vast personeel is een standaard ontruiming (die je jaarlijks oefent) voldoende, maar voor anderen is extra aandacht nodig.
Doordat het digitale receptiesysteem weet met wie iemand in het pand een afspraak heeft, kan de bedrijfshulpverlener gericht acties uitzetten om onbekenden op een goede manier uit het pand en naar de verzamellocatie te leiden.
Behalve de veiligheid die sterk wordt verbeterd, is er ook nog de hartelijkheid, georganiseerdheid en professionaliteit van de eigen organisatie. Wie de receptie – deels digitaal en deels fysiek – goed inricht, profiteert van meer voordelen.
Zo kan een bezoeker zelf een afspraak in een digitale agenda maken. Hij of zij krijgt via de software automatisch een QR-code die bij aankomst kan worden gescand. Dit heeft een positief effect op de frequente bezoeker die de persoon aan de receptie niet meer per definitie nodig heeft om de weg in het gebouw te wijzen of zijn komst te melden bij degene met wie hij de afspraak heeft.
Wanneer deze persoon aankomt en de QR-code scant, gaat er automatisch een melding dat de afspraak is gearriveerd. Hierdoor is elke betrokkene op de hoogte. Dat werkt praktisch en snel. Het doet precies wat je van een receptiefunctie verwacht en werkt volledig geautomatiseerd.
Voor een veiliger en gastvrij bedrijf voeg je als ondernemer een pragmatische digitale receptie aan je functies toe!
